Ghid: Cum să analizăm contextual organizației
Află cum să identifici factorii care pot avea impact asupra sistemului de management
Printre schimbările importante aduse de noua versiune a standardului ISO 9001: 2015 se numără și accentul crescut pe contextul organizațional. Intenția de bază este ca organizațiile să obțină un nivel cât mai ridicat de înțelegere referitor la domeniul de activitate al acestora, precum și asupra celor mai importante probleme care pot afecta sistemul de management implementat, fie în sens pozitiv, fie negativ, având în vedere factorii cheie interni și externi care au impact asupra organizației și, implicit, asupra proiectării sistemului de management.
Astfel, ediţia 2015 a ISO 9001 a introdus un nou capitol, respectiv 4.1 – Înţelegerea organizaţiei şi contextul acesteia. Aplicarea cerințelor din acest capitol impune organizatiei să ia în considerare o gamă largă de potențiali factori care pot avea un impact asupra sistemului de management. Există mai multe metode și abordări practice care pot fi utilizate pentru a obţine aceste informaţii.
Analiza PEST – Metodă utilă pentru identificarea aspectelor externe provenite din diverse domenii
- Politic – factorii de ordin politic pot influența organizația prin intermediul evoluției legislative, nivelului taxelor sau al diverselor facilități fiscale existente la un anumit moment, tensiunilor etnice sau ale corupției etc., factori care ar trebui să influențeze deciziile de acțiune.
De asemenea, un aspect important îl constituie și gradul de stabilitate politică. De exemplu, dacă organizaţia se bazează pe materii prime provenite dintr-o țară care se confruntă cu instabilitate politică, viabilitatea organizației ar putea fi pusă în pericol.
Dacă nu cunoaştem aceste modificări, atunci organizaţia se poate confrunta cu probleme serioase, în timp ce utilizarea “inteligentă” a acestora, cât mai curând posibil, ar putea reprezenta oportunităţi.
- Economic – dinamica factorilor macro-economici (inflație, PIB, șomaj, rata dobânzii), nivelul de consum în rândul populației, dinamica prețurilor, nivelul competivității economice naționale, dezvoltarea economică globală ar putea avea un impact major asupra organizației și, ca urmare este necesară o analiză profundă înainte de orice luare de decizie.
- Social-cultural – în această categorie putem include nivelul educațional, stilul de viață al populației, atitudinea față de calitate a consumatorului și a mass-media, media de vârstă, structura populației după diverse criterii, nivelul de trai, factori demografici și migrarea populației în afara țării etc.
- Tehnologic – inovațiile și evoluțiile tehnologice reprezintă, de asemenea, aspecte critice pentru succesul organizației: orientarea către energia verde, utilizarea pe scară largă a tehnologiei informației care permite accesul rapid la informații sau diverse servicii, nivelul competiției în dezvoltarea tehnologică, fonduri alocate cercetării, modalități de acces la tehnologie etc.
Analiza SWOT: puncte tari, puncte slabe, oportunități și amenințări
Strengths – analiza punctelor tari presupune o evaluare a aspectelor interne care fac organizația să prospere. În practică, acest lucru se poate realiza prin identificarea: avantajelor de care beneficiază organizația, a activităților desfășurate la un nivel crescut de performanță, punctelor tari identificate de alte părți interesate
La identificarea acestor aspecte trebuie să ținem cont atât de punctul nostru de vedere, dar şi de punctul de vedere al altor parteneri cu care lucrăm. Nu trebuie să fim modeşti, ci realişti.
Punctele tari trebuie analizate în contextul competitorilor existenţi: dacă toţi competitorii oferă servicii de calitate atunci calitatea serviciului nu mai este un punct tare, ci doar o necesitate.
Weaknesses – analiza punctelor slabe presupune o evaluare a aspectelor interne care fac vulnerabilă organizația. În practică, acest lucru se poate realiza prin identificarea: aspectelor care pot fi îmbunătăţite, a activităților care se desfășoară cu un nivel scăzut de performanță și a problemelor care ar trebui evitate
Aceste aspecte trebuie considerate din punctul de vedere al organizației, dar și din punctul de vedere al altor parteneri externi organizației, deoarece este posibil ca alte persoane să perceapă puncte slabe pe care noi nu le sesizăm, așa cum este posibil ca unii competitori să facă ceva mai bine decât facem noi. Trebuie să fim realişti şi să identificăm şi să acceptăm lucrurile neplăcute cât mai curând posibil.
Opportunities – analiza oportunităţilor implică luarea în considerare a acelor condiții externe organizației care pot duce către dezvoltarea acesteia, respectiv: oportunităţile pe care le întrevedem, tendinţele relevante de care avem cunoştinţă.
Oportunităţile pot fi sesizate pornind de la: modificări de tehnologii şi modificări la nivelul pieţei, la nivel internațional și naţional, modificări politice corelate cu domeniul de activitate al organizației, modificări economico-sociale, evenimente locale etc.
Threats – analiza ameninţărilor presupune luarea în considerare, de data aceasta, a acelor aspecte externe organizației care pot amenința succesul acesteia: obstacolele pe care am putea să le întâmpinăm, acțiuni ale competitorilor noştri, modificarea specificaţiilor, cerinţelor etc. referitoare la produsul / servicul oferit, modificări care pot afecta poziţia existentă sau datorii sau probleme privind fluxul de capital
Un alt procedeu, care este încă insuficient folosit, dar puternic în identificarea problemelor interne este autoevaluarea. Autoevaluările pot fi complexe, utilizând criterii cum ar fi cele ale Fundației Europene pentru Managementul Calității – EFQM sau liniile directoare pentru auto-evaluarea sistemului de manageemnt al calității oferite de ISO 9004:2010.
Exemple de probleme interne și externe care ar putea fi luate în considerare la analiza contextului organizațional:
- Rezultatele auditului intern și rezultatele autoevaluărilor
- Analiza costurilor calității.
- Analiza concurențială și comparații cu valori de referință ale industriei
- Rezultatele analizelor privind clienții, reclamații și feedback
- Rezultatele auditurilor și altor evaluări externe
- Performanțele organizației
- Cele mai bune practici ale organizației
- Cultura și atitudinea organizaționale – un personal eficient și motivat va avea un impact pozitiv, iar multe organizații urmăresc deja feedback-ul de la angajati.
Fiecare organizație stabilește cât de detaliată ar trebui să fie această analiză și ce acțiuni sunt necesare, însă e important de știut că înţelegerea organizaţiei şi contextul acesteia poate afecta într-un mod pozitiv sau negativ o organizație.
Acest articol este oferit de Felder Gruppe România
Împreună cu Asociația Română pentru Calitate
Citește și articolele despre industria mobilei pe site-ul revistamobila.ro
